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檔案管理制度

一、固定資產的管理
1、固定資產購買的數量、價位入賬及領用人負責人簽字；
2、各部門固定資產要進行定期清查核對；
3、打印各部門固定資產的詳細清單，負責人簽字后，一式兩份，一份辦公室存檔、一份粘貼于各部門辦公室內；若辦公室有所變動而固定資產不變動，損壞或丟失的財產按責任進行賠償，有利于減少固定資產的損耗程度。
二、辦公設備的管理
1、建立辦公設備的購買數量、價位及詳細產品說明（生產的商標及出廠名稱）的臺帳；
2、辦公設備的存檔、領用及退還必須有負責人簽字；
3、辦公設備的領用必須寫借條，經負責人簽字同意后，持有領導簽字的借條，方可借出辦公設備；
4、退還辦公設備，仔細檢查設備是否完好，確認以后，返還借條。
三、圖集、工程技術資料的管理
1、圖集、資料的購買數量、價位、種類分門別類地進行登記及分類存放；
2、圖集外借必須寫借條并簽字后發放；
3、各部門所需的圖集資料，由負責人批準購買，從綜合辦寫借條領用，若不需用請及時返還綜合辦進行存檔。
4、外部人員按租賃考慮，交資料價格的足額押金，10元/天。
四、人事管理
1、部門所需人員，填寫各部門招聘信息表，交綜合辦統一招聘；
2、對求職人員，首先經部門初審，初審通過后再上報領導研究決定；
3、研究決定通過后，填寫員工登記表，須將身份證、學歷證明、職稱證等復
印件交綜合辦進行存檔，同時交執業資格類證章原件統一保管。
4、離職人員填寫交接手續，各部門負責人填寫，確認無手續方可離職。
五、合同管理
1、按合同的種類進行分類登記；
2、登記合同的名稱內容、經辦人、日期等項目；
3、合同分類存放在檔案袋，分為總目錄及詳細登記。
六、辦公文檔管理
1、收發文件
（1）對于上級來文，做好收文簿登記；
（2）對于公司內部需下發文件，做好發文登記；
（3）需要各部門相互傳閱的文件，登記好文件閱辦單。
2、辦公及個人印章
（1）印章必須在綜合辦預留印章存根，登記領用人簽字等相關手續；
（2）印章必須經批準方可領用；
（3）各部門應當嚴格按照相關印章規定使用印章，否則后果自負。
（4）各類上崗資格印鑒均由專人統一保管,對外加蓋費用按其他規定。
3、資料進行統一管理，嚴格外單位借用，若必須借用，必須批準才可。
七、證件、證書管理
1、登記證件：證書的名稱、日期、發證機關等相關項目的詳細記錄；
2、公司各種證件、證書必須嚴格管理，各部門需用相關證件證書，必須簽字方可借用，退回證件注明日期及經手人；
3、對于公司各種證件、證書的復印件，各部室需用時必須做記錄，以備注其用途。
八、辦公用品的管理
1、辦公用品的名稱、采購數量、價位的詳細登記；
2、辦公用品領用須進行簽字登記；
九、鑰匙的管理
1、鑰匙按各辦公室、保險柜、辦公桌、宿舍區進行分類存放；
2、鑰匙的領用、退還及調換必須有負責人簽字。
 
 

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